Q. 고객에게 잘못된 첨부파일을 보냈다면 어떻게 대처해야 하나요?

답변 1

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  채택스포스코

  코부사장 ∙ 채택률 69%

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  안녕하세요. 멘티님. 반갑습니다. 이런 경우에는 먼저 무엇이 잘못 나갔는지 바로 확인하셔야 합니다. 첨부파일 자체가 틀린 것인지 아니면 고객 정보나 민감한 내용이 들어간 것인지 먼저 보고 메일 발송 시간과 수신자 범위를 정리해두는 게 중요합니다. 그 다음에는 지체하지 말고 직속 상사와 담당 부서에 즉시 공유하시는 게 맞습니다. 내부 보고는 숨기기보다 빠르게 알리고 수습 방향을 맞추는 것이 핵심이라 보시면 됩니다. 고객에게는 임의로 해명 메일을 보내기보다 사내 확인이 끝난 뒤 정해진 문구로 전달하는 편이 안전합니다. 수습할 때는 회수 가능 여부부터 확인하고 첨부파일을 열람한 사람이 누구인지 범위를 좁혀가셔야 합니다. 보안이나 개인정보가 포함됐다면 정보보호 담당자와 함께 재발송 여부와 추가 조치가 필요한지 확인하시는 게 좋습니다. 담당자에게는 어떤 파일이 잘못 나갔는지 고객이 열었는지 추가 전달이 있었는지 삭제 요청이 가능한지 이 부분을 차례로 물어보시면 됩니다. 이후에는 원인과 재발 방지 대책까지 남겨두셔야 하고 발송 전 최종 확인 절차를 한 번 더 넣는 습관을 들이시면 비슷한 실수를 줄이실 수 있습니다. 모쪼록 도움이 되셨다면 채택부탁드립니다. 감사합니다.

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